איך להימנע מ-10 הטעויות הנפוצות ביותר ב-OKR?

הרעיון שעומד בבסיס שיטת ה-OKR הוא רעיון פשוט אבל היישום שלו הוא לעיתים מבלבל. חשוב מאוד להגדיר ולהשתמש ב-OKR בצורה נכונה, שכן אפילו טעויות קטנות יכולות להוביל לעיוותים שגורמים לנזק במקום תועלת. לכן, ריכזנו עבורכם רשימה תמציתית של הטעויות הנפוצות ביותר בשימוש ב-OKR וטיפים שיעזרו לכם להמנע מהם.

טעות נפוצה מספר 1: כתיבת יעדים קלים או קשים מדי.

טיפ: כתבו יעדים שאפתניים אך ברי השגה.

למה? על פי מחקרים, כשמציבים לאנשים אתגרים שהם מרגישים שהם יכולים לעמוד בהם, הם מוציאים מעצמם את המקסימום. לעומת זאת, כשמציבים יעדים קלים מדי אנשים נוטים להשתעמם או לזלזל בהם ואם מציבים יעדים קשים מדי הם עלולים להתייאש ולוותר מראש.

טעות נפוצה מספר 2: ניסוח יעדים בצורה יבשה וטכנית.

טיפ: נסחו את היעדים בצורה מלהיבה ומעוררת השראה.

למה? לניסוח של היעד יש אפקט על איך שהוא נתפס. כשמתארים יעד בצורה מלהיבה זה גורם לאנשים להרגיש שמה שהם עושים הוא מרגש וחשוב, מה שמעלה את המוטיבציה שלהם ושומר על החיוך שלהם כשהם באים כל יום לעבודה.

טעות נפוצה מספר 3: יותר מדי יעדים ותוצאות מפתח.

טיפ: כתבו בין 3-5 יעדים ובין 1-3 תוצאות מפתח.

למה? המטרה של OKR היא להתמקד במה שחשוב באמת. כשצריך להצטמצם למספר מוגבל של יעדים מגלים מה חשוב באמת ובמה כדאי להשקיע זמן ומשאבים. באותו אופן, לא כל תוצאות המפתח באמת מעידות על הצלחה, צריך לבחור את תוצאות המפתח הרלוונטיות ביותר ולהתמקד בהן. כמו כן, מצאו במחקר שכשיש יותר מדי יעדים, אנשים נוטים להתמקד רק ביעד אחד.

טעות נפוצה מספר 4: תוצאות מפתח לא מדידות ותחומות בזמן.

טיפ: כל תוצאות מפתח צריכה להיות מנוסחת בצורה מספרית או עונה על השאלה בוצע/לא בוצע ומוגדרת עבור תקופת זמן מסויימת.

למה? כדי שנוכל לעקוב אחר התקדמות ולדעת אם הגענו ליעד או לא, אחרת תהיה לנו בעיה לדעת האם אנחנו מצליחים לעמוד ביעדים וזו כל המטרה של OKR.

טעות נפוצה מספר 5: הגדרת תוצאות מפתח שהן למעשה יוזמות ומשימות.

טיפ: וודאו שתוצאות המפתח שלכם עונות על השאלה: מהם המדדים והערכים שיעידו על הצלחה?

למה? זהו שלב מבלבל של ה-OKR ולוקח בהתחלה קצת זמן ללמוד להפריד בין התיאור של מה נעשה כדי להגיע ליעד (יוזמות ומשימות) ובין התיאור של ההגעה ליעד.

טעות נפוצה מספר 6: הגדרת OKR בתהליך מלמעלה למטה (Top-Bottom).

טיפ: הגדירו OKR בתהליך מלמטה למעלה (Bottom-Up) במקביל.

למה? כשמגדירים יעדים מלמעלה למטה מחמיצים את התובנות החשובות והרעיונות של האנשים שנמצאים "למטה", קרוב לשטח, ויכולים להאיר מהזווית שלהם על דברים שלא רואים "מלמעלה". כמו כן, הגדרת יעדים ותוצאות מפתח ביחד תורמת להבנה טובה יותר של כולם ולשיתוף פעולה מיטבי.

טעות נפוצה מספר 7: השקעת זמן רב מדי בתהליך הגדרת וסנכרון OKR בין ההנהלה הבכירה, המחלקות והצוותים.

טיפים:

  1. הגבילו את התהליך למספר ימים בסוף רבעון/שנה. 

  2. פרסמו את ה-OKR האסטרטגיים של החברה, הצוותים יתאימו את עצמם.

  3. אפשרו לצוותים להחליט לאילו יעדי חברה הם תורמים ומהם היעדים הצוותיים שלהם.

למה? הגדרת OKR הוא תהליך שעלול לגזול זמן יקר, במיוחד עבור חברות גדולות. Spotify לדוגמא, העידה על כך שלא הצליחה לנהל את התהליך בצורה יעילה ולכן נטשה את ה-OKR הרבעוני ונשארה רק עם ה-OKR השנתי. אם עושים תהליך מלמטה למעלה רק אחרי שעושים תהליך מלמעלה למטה ודורשים מההנהלה לאשר כל OKR, התהליך יהיה ארוך ומסורבל מדי.

טעות נפוצה מספר 8: היעדר מחוייבות של ההנהלה הבכירה.

טיפ: הבהירו להנהלה את חשיבות המחוייבות שלהם להצלחת ה-OKR ומנו את אחד הבכירים להיות אחראי לתהליך.

למה? זוהי אחת הסיבות הנפוצות ביותר לכישלון של OKR. זה יכול לבוא לידי ביטוי בצורות שונות, אם זה בפער בין היעדים שכתובים על הנייר ליעדים שמקדמים בפועל, אי הקצאת המשאבים הנחוצים לצורך עמידה ביעדים, חוסר החלטיות של ההנהלה ושינוייים רבים מדי של ה-OKR ועוד ועוד. אם העובדים לא מקבלים את הגיבוי והמחוייבות הנדרשים מן ההנהלה, אי אפשר לצפות מהם להצליח לממש את ה-OKR בצורה טובה.

טעות נפוצה מספר 9: OKR כבסיס להערכת עובדים ותכניות בונוסים.

טיפ: ניתן ורצוי להשמש ב-OKR ככלי ללמידה והתפתחות מקצועית ואישית וכן ככלי עזר למנהלים לצורך הערכת עובדים אך לא ככלי בלעדי.

למה? המטרה של OKR היא לעזור לחברות למצוא את הכיוון הנכון ע"י הערכת יעדים ותהליכים ולא ע"י הערכת ביצועי העובדים. ביצועים גבוהים לא בהכרח מעידים על יעד נכון ולהיפך, ביצועים נמוכים לא בהכרח מעידים על יעד גרוע. ישנם אלמנטים נוספים שצריך לקחת וחשבון ולכן לא נכון לראות ב-OKR כלי להערכת עובדים ובסיס לבונוסים.

טעות נפוצה מספר 10: ביצוע הערכת מצב רק בסוף השנה או הרבעון.

טיפ: עקבו אחר ה-OKR באופן שוטף.

למה? אחד התנאים הבסיסיים להצלחה של OKR זה מעקב מתמיד אחר התקדמות תוצאות המפתח, זה מה שעוזר לצוותים לזהות בעיות, להתאים את הפעילות שלהם ולשפר אותה כדי שתביא תוצאות טובות.

למידע נוסף על OKR קראו את המאמרים שלנו:

איך מגדירים יעדים עם OKR

למה צריך בכלל יעדים?

הניסוי שמוכיח ש-OKR משפיע על התוצאות העסקיות